7 passos para seu consultório ser mais rentável

Um consultório ou clínica de olhos demanda grandes investimentos para atender os pacientes. O retorno deste investimento vai depender da rentabilidade e esta, por sua vez, depende do número de atendimentos realizados e recebidos. Desta forma, duas coisas são essenciais: ter ações de captação e retenção de pacientes e desenvolver uma gestão eficiente em todos os processos que compõem sua clínica.

Mas como fazer isso de maneira prática? 

Abrangeremos essa dúvida neste artigo.

Sabemos que o setor financeiro é composto por diversas tarefas que devem estar alinhadas, como a emissão de notas fiscais, controle do fluxo de caixa, pagamento de contas e compras de insumos. Entretanto, alguns problemas podem atrapalhar esse alinhamento e impedir que seus resultados sejam alcançados, como desperdícios, inadimplência e desorganização nos processos. 

Para ajudar com estas questões, preparamos sete dicas básicas que você pode aplicar diariamente em seu consultório:

1. Deixe suas informações organizadas e centralizadas

Como comentamos, a rentabilidade está relacionada a produtividade em uma clínica de olhos, e a melhor maneira de ajudar na produtividade é organizar e centralizar suas informações.

Para ser produtiva, uma pessoa deve ter agilidade e qualidade. Se você tiver seus processos e setores organizados, já estará um passo a frente para alcançar esse resultado.

Seu primeiro foco deve ser sua agenda de consultas. É por ela que você irá basear todas as tomadas de decisões, portanto mantenha todos os agendamentos atualizados. Sempre que um paciente confirmar ou cancelar uma consulta, faça a alteração na agenda imediatamente. Isso gera controle e conferência do faturamento no mês.

Você pode ter sua agenda em diferentes formatos. Se está iniciando, pode utilizar o Calendário do Google, planilha de excel ou calendário de seu smartphone (embora neste caso apenas utilizaria se você for a única pessoa no consultório, pois mais ninguém terá acesso). Mas se já tem uma lista recorrente de pacientes, opte por um sistema de gestão com agenda integrada. Converse com seus colegas e descubra qual utilizam e porquê, assim você terá informações para acertar em sua escolha.

Com a organização de sua agenda em um local que todos os envolvidos na clínica possam acessar, você e sua equipe ganham agilidade nas tarefas. Com o passar do tempo, você pode começar a utilizar prontuários eletrônicos e armazenar documentos na nuvem, ajudando na centralização de informações e acelerando seus atendimentos.

Após, organize os processos de todos os setores em sua clínica.  Crie processos e monte um fluxo de tarefas e a ordem em que elas devem ser desenvolvidas. Desta forma, nenhuma etapa será esquecida e sua clínica funcionará de forma eficaz.

2. Analise seus resultados

Você analisa dados frequentemente na sua vida pessoal. Seu dinheiro em banco, em carteira, investimentos, tempo para completar uma tarefa no dia a dia, enfim, análises nunca param. Agora apenas deve levar este costume para a vida profissional.

Fazer a análise dos dados de sua clínica de olhos é importantíssimo, principalmente para tomar as decisões mais corretas. Portanto, sempre confira seus relatórios e acompanhe esses resultados.

Uma vez que o foco é a rentabilidade, os dados analisados devem ser, principalmente, do seu setor financeiro.

As principais métricas a serem avaliadas são:

• Número de atendimentos feitos diariamente; 
• Número de agendamentos feitos por semana e mês;
• Custos totais da clínica;
• Valor da liquidez;
• Quantidade de inadimplentes;
• Taxa de cancelamentos de consultas.

Ao analisar tais métricas, podemos levantar alguns questionamentos: por quê os pacientes estão cancelando as consultas? O que fazer para evitar este tipo de situação?

3. Combata a inadimplência

A inadimplência é um pontos muito importante, pois ela prejudica direto a rentabilidade da sua clínica.

Portanto, defina estratégias prévias para combater a inadimplência, uma delas é a cobrança recorrente através de cartões de crédito e uso de planos de saúde, pois quem faz o pagamento da consulta é o convênio. Já utilizar o cartão de crédito elimina a inadimplência em situações como o esquecimento de pagar o boleto antes da data prevista.

4. Ofereça um atendimento humanizado

O atendimento é o seu principal diferencial. Não importa se você possui os melhores equipamentos do mercado se não estiver prestando o melhor serviço para o seu paciente. Um bom atendimento cria fidelização e possibilita o crescimento do seu consultório, pois os pacientes captados irão fazer parte da sua publicidade. Com um fluxo bom de pessoas retornando e indicando, seu caixa tende a ficar positivo!

Por isso, deixe claro para sua equipe que o atendimento ao paciente é prioritário e deve ser feito de forma humanizada e com muita empatia. Para isso, você deve sempre capacitar sua equipe para que saibam como prestar o melhor atendimento possível.

5. Capacite sua equipe

Além do atendimento humanizado e empático, alguns membros da sua equipe devem lidar com burocracia de documentos, convênios de saúde, entre outros. Para que consigam dar conta dessas situações, sempre esteja aberto a meios de capacitação, como cursos e workshop.

Como em todos os sistemas, há opções gratuita mais simplificadas ou de baixo investimento. Mas nunca deixe de manter sua equipe com a mente afiada e informada, assim terá mais ferramentas para garantir a performance de sua clínica de olhos.

6. Invista em marketing

O investimento em marketing e propaganda é algo que já deve estar no seu planejamento, pois facilitará a sua aquisição de pacientes.  Vale lembrar que propaganda e marketing são coisas diferentes, mas complementares. Um cuidará da estratégia e o outro da execução.

Se procura um investimento que não vai gerar custos altos, foque em marketing digital. Mas lembre que não existe milagres e que tudo demanda trabalho, e um pouco de investimento. O melhor, neste caso, é contratar profissionais na área que poderão guiar e montar um planejamento personalizado para seu consultório.

Existem diversos canais para iniciar sua estratégia de marketing digital, iniciando pelo mais simples: as redes sociais. Tanto o Facebook quanto o Instagram possuem muitos usuários, crie uma conta profissional nessas duas plataformas e comece a interagir com eles. Poste com frequência, pelo menos uma vez por semana (se puder, mais). 

Lembre-se de investir nos posts, não precisa ser muito, mas quando você faz postagens pagas, mais pessoas veem elas. 

Se estiver com energia, crie um site e um blog e invista em inbound marketing que pode ajudar a captar muitos pacientes novos. Para isso, você deve produzir conteúdos que seus pacientes tem interesse. 

7. Devo investir em um sistema de gestão?

Você deve contabilizar que um sistema de gestão pode ser mais uma despesa. Mas se você já possui um número considerável de pacientes, o sistema pode lhe ajudar a organizar todas as suas informações.

Lembre-se de escolher o que melhor atende as suas necessidades. Converse com colegas e pesquise na internet antes de fazer a sua escolha, descubra os altos e baixos de cada um. É importante focar em um sistema que lhe ajude a organizar, mapear e analisar seus processos.

Espero que tenham gostado das dicas e se deseja saber mais aproveite e leia também sobre  como fazer a gestão financeira de seu consultório.