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Como fazer a gestão financeira para serviços de saúde visual

Realizar a gestão saudável das finanças em consultórios e clinicas demanda atenção — mesmo para quem nunca tem tempo a perder. A gestão deve ser feita com cuidado, pois pode mudar o rumo de seu negócio, ainda mais nos dias de hoje.

Como a administração costuma ser feita pelo próprio profissional da saúde, que normalmente não possui formação em administração de empresas ou contabilidade, podem aparecer alguns erros simples que acarretam em perdas financeiras.

Neste artigo, compilamos algumas práticas importantes e simples para melhorar o seu controle e seu caixa.

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Importância da gestão das finanças em consultórios e clínicas de saúde visual

A gestão financeira não é nada mais do que que o controle dos gastos da empresa e deve-se cuidar deles desde o início, quando ainda estão planejando seu espaço.

Para simplificar, a gestão engloba 3 pilares: planejamento, análise e controle. Eles vão fazer com que sua empresa sobreviva, ou não, no médio e no longo prazo. Ela é a forma de minimizar os riscos de operação e garantir a sustentabilidade financeira no futuro.

Como qualquer empresa,  as clínicas e consultórios enfrentam desafios na gestão diária das suas finanças. Vamos listar abaixo alguns dos principais desafios que afetam essa área em especial:

Infraestrutura cara

A infraestrutura de uma empresa especializada em serviços de saúde visual, como uma clínica, costuma ser mais cara do que a de outras empresas. Para iniciar já são necessários equipamentos de alta tecnologia como Lâmpada de Fenda, Refrator de Greens, Optotipo, Auto Refrator, entre outros. Estes equipamentos são constantemente atualizados para acompanhar a modernização do setor. Também são necessários utensílios e insumos, como lenços, colírios, etc. Por isso, o custo com infra-estrutura tende a ser alto – e difícil de calcular.

Diversidade e complexidade dos recursos humanos

Quando se trata de clínicas, existem diversos profissionais que fazem parte: além dos profissionais da visão, podem ter pessoas que trabalham no administrativo, técnicos e assistentes.

Lidar com um grupo de pessoas tão singulares pode ser complexo, porque as decisões deles afetam diretamente os custos da clínica. Ao mesmo tempo, precisam de modelos de contratação específicos, que exigem cuidados dos gestores.

Especialização dos profissionais

Outro fator que cria desafios para a gestão financeira são os profissionais especializados que, como comentamos acima, cria uma complexidade para os recursos humanos. A área da visão está alinhada a tecnologia e a clínica deve ter profissionais especializados para atender um público cada vez mais crítico e bem informado.

Dificuldade de mensurar atividades para uso de insumos

Os serviços em um consultório tendem a variar diariamente e serem dinâmicos. Por isso, fica complexo controlar atividades, medir e planejar o uso de insumos. Mas após alguns meses, já pode-se ter algumas estimativas e preparar de acordo.

 

Dicas para a gestão das finanças em serviços de saúde

Pronto, agora que demonstramos alguns dos principais desafios de um consultório e clínica para a gestão financeira, vamos a parte prática, com foco em sustentabilidade financeira da sua empresa.

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Foque, foque e foque em seu orçamento

Como vou acompanhar os resultados e metas? Através do meu orçamento.

Montar um orçamento muitas vezes é trabalhoso, cansativo, complexo… enfim, tudo aquilo que gostamos de procrastinar. Mas ele é fundamental para os objetivos determinados pela gestão.

Por quê? Bom, com um orçamento bem feito você pode controlar custos, medir o desempenho e garantir um saldo positivo na conta da clínica no fim do mês.

Planeje e controle os processos

O orçamento é apenas uma das partes que importa para esta gestão, mas ele te levara para o âmago do problema: o planejamento e o controle financeiro. É o somatório desses três ítens que vai garantir que sua empresa esteja saudável no fim do mês.

Mas o que isso significa? 

Planejar significa mapear todos os passos e atividades da sua empresa. Você deve traçar estratégias que vão levar a empresa a atingir o que a ideia gerada no orçamento.

Já controlar significa acompanhar e analisar as atividades realizadas, já pensando quais são os possíveis erros da estratégia.

Invista na qualidade e na integração das informações

A informação é sua principal ajudante. Ela esta ali para te servir no que precisar, mas para isso deve garantir que ela é verídica ou irá se tornar a pior inimiga. 

Para que ela te auxilie, garanta que seus processos estão todos integrados. Se você trabalha em uma clínica, tenha certeza que os setores estão se comunicando perfeitamente. Para isso você tem diversas ferramentas, desde um Excel básico até um sistema de gestão. O que nos leva para o próximo ponto

Tecnologia de gestão em finanças

A tecnologia tem solucionado problemas do nosso dia a dia e está cada vez mais acessível. Para quem quer fazer sua gestão financeira fica ainda mais fácil e pode facilitar automatizando processos e universalizando informações.

Há diversas ferramentas para uso, não indicaremos nenhuma pois a Martinato é uma empresa bem diferente de um consultório ou clínica, e o nosso sistema talvez não seja o ideal para o seu caso. Mas não se preocupe, você encontrará a que melhor lhe cabe, pode ser uma já desenvolvida com o mercado da visão em mente ou outras mais gerais e gratuitas, mas que funcionam muito bem, especialmente para quem está começando. Talvez você se adeque mais a boa e velha planilha manual. Não saberia dizer.

O que importa é que você cuide de seus gastos e receitas. Desta forma, garantindo que seu negócio dure por muitos anos.

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