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Está querendo montar seu primeiro consultório, mas não sabe como? Confira algumas dicas que vão facilitar o seu processo e evitar que cometa os erros mais comuns.
É normal terminar seus estudos e querer abrir um consultório próprio ou montar uma clínica de olhos, assim consegue recuperar o investimento feito e começar a se destacar como um bom profissional da visão. Se buscarmos Censo de Demografia Médica de 2015 do CFM, como um exemplo, aproximadamente 68,6% dos médicos no Brasil atuam em seus consultórios.
Ser dono de um consultório permite o controle da sua jornada de trabalho e atender seus pacientes com comodidade e conforto. Também acarreta em uma remuneração maior do que como empregado em outros locais.
Não é a toa que muitos procuram abrir o seu negócio.
Entretanto, nem sempre é fácil. Existem diversas nuances e detalhes quando se trata de um espaço seu. Neste artigo vamos ajudar a identificar e evitar ações que possam prejudicar seu consultório.
Primeira decisão: Abrir como pessoa física ou jurídica?
Ser um profissional autônomo ou ter um CNPJ é uma dúvida muito comum. Enquanto está trabalhando para uma clínica de olhos, não tem muito problema, basta calcular os impostos e escolher a opção que terá menor custo ou é mais vantajosa. Mas, quando se trata de um consultório próprio, existem exigências legais que você deve levar bem em conta. Por isso, você deve atuar como pessoa jurídica, que é o regime adequado para as empresas. Essa separação ajudará a desvincular despesas pessoas das do consultório e escolher o regime tributário apropriado, reduzindo gastos com impostos.
Faça um Plano de Negócios
Antes de correr para abrir um consultório ou clínica de olhos, pare, respire e coloque no papel seus planos. Faça uma pesquisa com análise de mercado, concorrentes e diferenciais de uma empresa. Pense nos objetivos e os passos para alcança-lo. Parece complexo e trabalhoso, mas existem ferramentas que podem lhe ajudar e, acredite, um bom planejamento pode evitar muitas dores de cabeça futuras.
Aproveite e leia guia completo para elaborar seu plano de negócios disponibilizado pelo Sebrae neste link.
Feito isto, você ou o gestor já pode seguir com os passos básicos para abrir seu negócio.
Entenda as exigências legais e sanitaristas
Antes de abrir de fato seu consultório, você precisa legaliza-lo, atendendo todas as exigências legais e sanitaristas necessárias.
Esse é um processo trabalhoso e burocrático, por isso, reunimos os principais pontos que você precisa focas. Confira!
Primeiro deve definir a área de atuação do seu consultório através do Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS) que divide os estabelecimentos em 54 categorias, você deve escolher em qual delas você irá atuar.
Em seguida, é ter o CNAE ( Classificação Nacional de Atividades Econômicas). A CNAE é uma lista criada e atualizada pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística (IBGE), que padroniza critérios de tributação, atribuindo códigos específicos para as atividades econômicas. Veja sua classificação nesta área de pesquisa no site do IBGE.
Agora, você vai precisar de uma série de autorizações de diferentes órgãos da prefeitura, como o corpo de bombeiros e vigilância sanitária, essas autorizações variam de cidade para cidade, então fique atento. Você também terá que fazer o registro do consultório como pessoa Jurídica ( CNPJ).
Recomendamos ter um contador de confiança para cuidar desta parte burocrática e fiscal. Se for possível, melhor que este contador já tenha experiência na área da saúde.
Mas, em todo o caso, deixamos aqui três registros importantes para seu novo espaço:
- Cadastro Estadual de Vigilância Sanitária: muito importante para atividades relacionadas a saúde. Este cadastro é um conjunto de dados de seu estabelecimento que indica estar de acordo com a vigilância sanitária. No caso de clínicas e consultórios é necessária a visita de um inspetor da ANVISA e deve ter pelo menos um dos profissionais constando como responsável técnico do consultório; Normas de higiene, estrutura, procedimentos realizados e outros detalhes para obter a licença sanitária estão na Resolução RDC 153/2017.
- Cadastro no CNES: o CNES é outro registro obrigatório que todos os estabelecimentos que oferecem serviços relacionados à área da saúde devem possuir.
- Licença de Funcionamento: é um alvará que permite que seu consultório ou clínica funcione. Deve ser expedido pela Prefeitura Municipal de sua cidade.
Para obter a licença de funcionamento, é necessário apresentar um laudo técnico de avaliação do imóvel, quando for dada entrada ao pedido. Esta licença deve ser renovada anualmente.
Para evitar incômodos e problemas, recomendamos que contrate uma empresa que realiza consultoria na área regulatória. Garantindo, assim, que todos os requisitos estejam preenchidos corretamente.
Outros passos importantes para abrir o seu consultório
Embora as leis sejam um grande desafio na abertura, elas não são o único desafio. Definir o local, estrutura, custos envolvidos, marketing e treinamento para funcionários deve ser previsto já em seu plano de negócios.
Mas iremos apurar alguns desses temas:
1. Escolher o local do estabelecimento
Definir o locar é um dos fatores mais importantes para a abertura do consultório, pois definirá seu cliente e investimentos de publicidade.
O local ideal é de fácil acesso, tenha um estacionamento próprio ou conveniado, de preferência tenha um espaço que possa ser ampliado caso seu consultório cresça. Também deve focar no perfil de clientes que você deseja. Normalmente, quem vai consultar com você são as pessoas que frequentam a região que seu consultório está.
Você também deve observar se á outros concorrentes na sua região, pois pode sinalizar que o mercado, na região, já está ocupado.
2. Pense no imóvel
O imóvel que você irá comprar ou alugar deve ser propício para a estrutura básica de um estabelecimento focado em saúde. Normalmente deve contar com um espaço para recepcionista, banheiros, sala de espera, salas de atendimento e, se necessário, outra sala para exames. Caso você pense em ter algum outro negócio, como venda de algum produto, lembre de já deixa-lo planejado.
Outra questão super importante é a acessibilidade do local que deve permitir que todas pessoas, inclusive as com deficiência e idosos, acessem sem dificuldades.
3. Invista na decoração
A primeira impressão é a que fica. Portanto, você deve cuidar para que seu consultório seja aconchegante e limpo. Investir em uma boa decoração faz a diferença no modo como seu paciente irá perceber seu serviço.
Lembre que ela pode ajudar a definir o tipo de paciente que você procura. Para especialistas focados em crianças, por exemplo, uma decoração focada nelas ajuda a desenvolver empatia e uma boa experiência para elas e suas famílias.
4. Gerencie seus custos
Um dos motivos para que consultórios fechem é a má administração e gestão. Por isso, desde o início, já faça um panejamento e gerenciamento de custos.
Porém, esses custos são realmente essenciais?
Sim, com certeza e muito! Os custos podem ser divididos em dois tipos: necessários e desperdício. Ao mapea-los você encontra o segundo e pode trabalhar para eliminá-los. Quanto menor seu desperdício, maior o seu lucro no final do mês.
Vamos exemplificar gastos que podem ser desnecessários: o prontuário em papel de seu paciente e agenda física. O uso desnecessário de impressões e papeis pode, no final do mês, levar a um custo alto que você pode evitar migrando para meios digitais ou softwares. Existem alternativas no mercado com investimentos baixos ou nenhum investimento. Mas lembre que tudo depende do estilo da sua clínica. Para alguns, utilizar o papel é um meio importante de trabalho.
Caberá a você identificar o que é importante e o que é desperdício em seu negócio.
Foque em ter um ótimo controle financeiro desde o começo, assim você mantem seu consultório ou clínica de olhos saudável mesmo no início, quando você tem menos fluxo de pacientes no consultório.
Outra dica é lembrar de ter uma reserva financeira para suportar custos fixos na fase inicial, pois você terá menos retorno nela. E separe uma parte do dinheiro para investir na divulgação, afinal, para atrair mais pacientes esse é um processo fundamental.
5. No início, treine seus colaboradores
Atender pacientes, organizar sua agenda, fazer a gestão e financeiro de sua clínica são algumas das atividades do seu cotidiano próximo ( ou atual). Talvez seja necessário contratar alguém para lhe ajudar, como uma recepcionista. Lembre de treiná-la para que atenda seus pacientes da melhor forma possível. A recepcionista também será um braço direito para organização e tarefas, então tome cuidado para contratar alguém que possua as habilidades necessárias.
Claro, além dela, talvez você precise de funcionários de limpeza e contador, entre outros. Por isso, ao fazer seu planejamento de custos, mantenha em mente essas contratações.
6. É o momento de divulgar seu consultório
Nosso último assunto, porém muito importante, é a sua divulgação para atrair pacientes.
Antes de se divulgar, você deve ter uma marca e identidade visual. Contrate um designer para que faça uma marca profissional e que traga apelo ao seu público alvo. Depois, você pode começar a se divulgar.
A melhor forma de fazer isso é através de marketing e propaganda. Aconselhamos a começar pelo meio digital. Hoje, o normal é o paciente procurar serviço e produtos através do Google, pode ser que encontre pelo Youtube também ou Redes Sociais.
Por isso, colocar seu consultório e clínica de olhos no meio digital é tão importante.
Escrevemos um artigo que traz 9 Dicas de Marketing Digital para uma óptica, mas a base também serve para um consultório. Entretanto, vamos passar rapidamente por algumas abaixo:
Para estar presente no meio digital e, principalmente, ser encontrado pelo Google você precisa:
- Ter um site profissional: o site é o seu novo cartão de visitas. Se ele não passar profissionalismo, não irá atrair novos pacientes.
- Criar o perfil do seu consultório no Google Meu Negócio para que todos saibam as informações importantes como horário de funcionamento, fotos e formas de contato.
- Página nas principais redes sociais: seu paciente está no Instagram e no Facebook. Interaja com ele através dessas plataformas. Caso você queira ser conhecido no seu meio profissional, tenha um linkedin. Mas cuidado, existem algumas regras para realizar marketing na área da saúde!
- Investir: saiba onde colocar seu dinheiro: Facebook, instagram ou Google? Tudo depende de onde seu publico está. Converse com seu pacientes e entenda quais redes utilizam mais, como te encontraram e optaram por escolher você para cuidar da saúde visual deles.
- Whatsapp e Telegram: duas redes de contato muito boas que foram adotadas pelos brasileiros. Aproveite e use-as para informar seus pacientes sobre tratamentos, enviar prescrições, perguntar como estão pós cirurgia e relembrar que possuem consulta marcada.
Essas são algumas dicas básicas para ajudar a sua clínica de olhos ter mais sucesso. Sabemos que a rotina do profissional da visão não é tranquila, ainda mais se adicionar a administração de seu consultório. Por isso, talvez seja melhor contratar um profissional ou agência especializada para fazer o trabalho de divulgação do seu serviço e, assim, você pode focar em realizar o melhor atendimento para seu paciente.
Conclusão
Para abrir uma clínica ou consultório da visão você deve atentar a diversos fatores, entre fiscalização, permissões, equipe, gestão e marketing. Para facilitar um pouco mais, preparamos uma Checklist que você pode baixar gratuitamente e que ajudará você a abrir seu negócio com sucesso.
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